Faut-il encore numériser en 2025 ses documents ou passer directement au full démat ?
La GED, ou Gestion Électronique de Documents, a longtemps été la solution de référence pour organiser, archiver et sécuriser les informations des entreprises. Mais aujourd’hui, face à des besoins croissants de collaboration, d’automatisation et d’agilité, les limites des GED traditionnelles commencent à se faire sentir. Le marché évolue, et il est temps pour les entreprises de passer de l’archivage au full démat.
Les limites des GED traditionnelles
Historiquement, les GED ont excellé dans la structuration et l’archivage des données. Elles restent des outils solides pour répondre à des exigences réglementaires dans des secteurs comme le juridique, la finance ou la santé. Mais leur conception, souvent centrée sur le stockage passif, n’est pas toujours alignée avec les besoins modernes d’intégration et d’interconnectivité.
D’abord, leur rigidité freine l’innovation. Si elles permettent de classer et retrouver des documents efficacement, elles peinent à s’intégrer dans des écosystèmes connectés ou à offrir des fonctionnalités comme la coédition ou l’automatisation des workflows. Résultat : les entreprises doivent parfois multiplier les outils pour compenser ces manques, avec un impact sur les coûts et l’efficacité.
Ensuite, leur interface utilisateur, bien qu’efficace pour des tâches basiques, ne répond pas toujours aux attentes actuelles des équipes habituées aux solutions cloud-first. À une époque où l’accessibilité et la collaboration en temps réel sont essentielles, ces limitations deviennent un frein.
De plus, il y a un risque considérable de vol et d’exploitation de données à votre insu . Ce risque omniprésent suppose, bien entendu, des répercussions économiques mais aussi juridiques pour non-respect de la RGPD.
Enfin, leur tarification segmentée – souvent basée sur le volume ou des fonctionnalités spécifiques – peut devenir coûteuse à mesure que les besoins évoluent. Contrairement à une plateforme intégrée qui offre une vision unifiée, ce fractionnement limite leur capacité à accompagner les entreprises en pleine croissance.
”Les GED classiques sont comme des bons classeurs : idéales pour trier, mais insuffisantes pour collaborer, anticiper et transformer vos documents en outils stratégiques. Avec les évolutions actuelles, il est temps de repenser votre gestion documentaire pour embrasser le full démat.
Zoho one regroupe 40 applications métiers à la carte.
ZOHO : le full démat avec vision stratégique
Zoho ne se contente pas de gérer vos documents ; il les transforme en leviers stratégiques. Avec une suite d’outils intégrés comme WorkDrive, Books, Sign ou CRM, Zoho propose une gestion proactive et intelligente.
Collaboration en temps réel : Zoho WorkDrive permet aux équipes de travailler simultanément sur des documents, avec un suivi des versions et des permissions avancées. Fini les allers-retours de fichiers par mail.
Automatisation et intégration : Chaque module de Zoho parle à l’autre. Un devis dans Zoho Books peut être directement converti en contrat dans Zoho Sign, puis suivi dans Zoho CRM, sans intervention manuelle. Cette fluidité est difficilement atteignable avec une GED classique.
Le cloud sans stratégie n’est rien : Opter pour le cloud ne suffit pas. Avec Zoho, chaque document, chaque donnée s’inscrit dans une vision stratégique à long terme. Une gestion alignée sur vos objectifs évite que vos outils cloud ne deviennent qu’un stockage sans âme, incapable d’évoluer avec vos besoins.
Cas d'usage
Prenons un exemple dans le BTP : une entreprise de construction gère quotidiennement des devis, contrats et suivis de chantier. Avec Zoho WorkDrive, ces documents sont centralisés, accessibles en ligne et organisés par projet. Une fois les devis validés dans Zoho Books, ils se transforment automatiquement en contrats grâce à Zoho Sign. Le suivi est ensuite intégré dans Zoho CRM pour une vision claire de l’avancement et des relances éventuelles. Résultat : des équipes sur le terrain mieux connectées avec celles au bureau, et une gestion documentaire simplifiée.
Dans la formation professionnelle, les centres doivent souvent jongler avec des conventions, devis, plannings, suivis de dossiers et corrigés de quizz. Zoho offre ici une solution clé en main : Zoho Books pour les factures, WorkDrive pour les documents administratifs, et Zoho CRM pour centraliser les interactions avec les entreprises clientes. Une donnée saisie une fois devient disponible partout, éliminant la double saisie et maximisant la productivité.
Et demain ? La dématérialisation face au défi de la facture électronique
Avec la facture électronique obligatoire dès 2026, les entreprises doivent repenser leur gestion documentaire. Les GED traditionnelles, conçues pour le stockage et l’archivage, imposent souvent d’empiler des outils supplémentaires pour suivre le rythme des réglementations, mais sans créer de réelle valeur ajoutée. C’est comme poser des rustines sur une roue carrée : ça avance, mais à quel prix ?
Les solutions modernes, elles, ne se contentent pas d’accompagner : elles devancent. Avec une approche intégrée, des outils comme Zoho fluidifient chaque étape, de la gestion des devis jusqu’à la conformité fiscale, sans nécessiter des ajustements interminables.
En 2026, la facture électronique marque le début d’une nouvelle ère pour la gestion documentaire : une transition où la dématérialisation évolue de l’archivage au full démat, pour transformer vos documents en véritables leviers de performance. Et si cela réduit aussi votre consommation de papier, vous ferez des économies sur les fournitures… et sur votre conscience écologique. 🌿
